Política de tratamiento de la información y de datos personales

1. Responsable del tratamiento

La atención de consultas y reclamos sobre datos personales está a cargo del Equipo Senior VISORIA, que ejerce de manera institucional la función de protección de datos dentro de la sociedad. Su canal es el correo info@visoria.com.co.

2. A quién se aplica

Esta política rige el tratamiento de los datos de:

• Quienes visitan los sitios de VISORIA.
• Quienes diligencian un formulario en los sitios de VISORIA.
• Quienes diligencian un formulario de VISORIA dentro de LinkedIn, en una publicación o anuncio de la sociedad.
• Quienes adquieren un estudio, un acceso o cualquier otro producto.
• Quienes escriben al correo o al WhatsApp de la sociedad.
• Quienes conversan con Rubi, la asistente virtual de VISORIA, en el WhatsApp, en el sitio o dentro de un Visor, y quienes usan las aplicaciones de VISORIA Research.
• Quienes responden un correo comercial que VISORIA envió al buzón institucional de su empresa.
• Las personas cuyos datos carga un cliente de VISORIA Prospector. En ese caso VISORIA actúa como encargada del cliente, en los términos del numeral 13.3.
• Proveedores, aliados y candidatos, en lo que resulte aplicable.

3. Definiciones

• Titular. La persona natural a quien se refieren los datos. En este documento se le habla como usted.
• Dato personal. Cualquier información que identifique a una persona o la haga identificable.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable. Quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, VISORIA INTELLIGENCE S.A.S.
• Encargado. Quien trata los datos por cuenta del responsable y bajo sus instrucciones.
• Transmisión. El envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de VISORIA.
• Transferencia. El envío de datos a otro responsable, que los trata para sus propios fines.
• Cookie o etiqueta. Un archivo o fragmento de código que un sitio deja o ejecuta en el navegador para recordar información o medir la visita.
• Dato sensible. El que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.

4. Principios

Todo tratamiento se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que se recogen

5.1Formularios de contacto y de solicitud, en el sitio o en LinkedIn

Nombre y apellido, empresa, cargo o área, correo electrónico, teléfono cuando usted lo indica, el estudio o la industria de interés y, si lo desea, una descripción de la decisión que evalúa. En los formularios de LinkedIn, la plataforma puede prellenar algunos campos con la información de su perfil; usted puede corregirlos antes de enviarlos.

5.2Compras

Los datos anteriores, el correo de entrega, la referencia del pago y los datos de facturación que exige la normativa tributaria. VISORIA no recibe ni almacena números de tarjeta, códigos de seguridad ni claves bancarias: los captura y procesa el medio de pago que usted elija.

5.3Edición Académica

Correo institucional vigente y nombre de la institución.

5.4Datos de navegación

Según las opciones del aviso de cookies (numeral 14): páginas visitadas, tiempo de permanencia, clics, desplazamiento, movimiento del puntero, tipo de dispositivo, navegador, idioma y dirección IP.

5.5WhatsApp y conversaciones con Rubi

En el WhatsApp: el número de teléfono, el nombre de perfil, el texto de los mensajes, las notas de voz y su transcripción, las opciones que usted elige en el menú y la fecha y hora de cada mensaje. En el sitio y en los Visores: la pregunta que usted escribe y las preguntas anteriores de esa misma conversación.

Datos de contacto que usted escribe en el chat. Para seguir con la asesoría a fondo, Rubi le pide su nombre y su correo en un solo mensaje, a partir del tercer mensaje con contenido o antes, si usted pide una cotización, un estudio a la medida, una persona del equipo o una respuesta a fondo. El número de teléfono no se le pide de nuevo: ya consta en la conversación. Junto con esos datos se registran la fecha y la hora de su autorización, la versión del texto que usted tuvo a la vista y su respuesta a la pregunta sobre comunicaciones comerciales. Con su autorización, esos datos se registran además en el gestor de contactos de VISORIA, en los términos del numeral 13.4.

Clasificación de la conversación. Para organizar la atención, el sistema anota el número de mensajes con contenido, el tipo de interés (persona, cotización, estudio a la medida o consulta a fondo) y si usted compartió o no sus datos. Es una nota interna para el equipo; las decisiones sobre precios, servicios o derechos las toma siempre una persona, conforme al numeral 7.2.

5.6Aplicaciones de VISORIA Research

El correo de compra y la clave de acceso; y, según la aplicación, la imagen de la pieza que usted sube, la grabación de voz que usted hace para el ejercicio y las respuestas a los cuestionarios. Estos contenidos se usan solo para entregarle el análisis que usted pide.

5.7Prospección comercial a empresas

La prospección propia de VISORIA trabaja con datos de empresas: razón social, NIT, actividad económica, cifras y buzón institucional de un área, como contacto@ o ventas@. Esos datos corresponden a personas jurídicas. VISORIA escribe en frío solo a buzones de área y nunca a direcciones con el nombre de una persona. Si una persona responde, VISORIA trata su nombre, cargo, correo, teléfono y el contenido de su respuesta en los términos del numeral 6.

5.8Datos que VISORIA no recoge

VISORIA no solicita datos sensibles ni datos de menores de edad, y no usa la voz, la imagen ni el rostro para identificar o autenticar a una persona. Si usted incluye información sensible en un campo de texto libre o en un mensaje, no se usará para ninguna finalidad y se suprimirá cuando se advierta. Si usted entrega el dato de otra persona, declara contar con su autorización.

6. Finalidades del tratamiento

VISORIA trata los datos únicamente para las finalidades siguientes. Las finalidades A, B, F y G son necesarias para atender lo que usted pide o para cumplir la ley. Las finalidades C, E y H son opcionales: requieren una autorización separada, y negarlas no le impide recibir respuesta ni comprar. La finalidad D está activa por defecto y usted puede desactivarla en cualquier momento.

La medición propia del sitio, que no usa cookies ni almacenamiento en el navegador y no identifica a nadie, se describe en el numeral 14.

6.1Qué se atiende en el WhatsApp con sus datos de contacto y qué se atiende sin ellos

• Sin pedirle ningún dato adicional usted recibe siempre la información publicada: qué es cada producto, qué incluye cada nivel, los precios vigentes, las condiciones de compra y los enlaces a cada ficha.
• Sin pedirle ningún dato adicional se atienden siempre las quejas, los pagos, los reembolsos y el soporte de lo comprado, que pasan directo a una persona del equipo. Si usted pide hablar con una persona, la persona le atiende por WhatsApp aunque usted prefiera no compartir su nombre ni su correo.
• Con su nombre y su correo continúa la asesoría a fondo: la respuesta detallada de Rubi a su caso, la preparación de una cotización o del alcance de un estudio y el seguimiento por correo de esa solicitud. Estos datos se tratan solo para la finalidad A y, para ese seguimiento, se registran en el gestor de contactos del numeral 13.4.
• Usted puede compartirlos en cualquier momento escribiendo su nombre y su correo, y puede pedir que se borren por los medios del numeral 11.

Cuando una persona responde un correo comercial enviado al buzón institucional de su empresa, sus datos se tratan solo para la finalidad A: atender esa respuesta. Para recibir después comunicaciones de VISORIA (finalidad C), se le pide una autorización expresa, con casilla separada y sin marcar.

Si VISORIA quisiera usar los datos para una finalidad distinta, pedirá antes una autorización nueva y específica.

7. Alcance de la autorización y compromisos de VISORIA

• VISORIA no vende, arrienda ni cede sus bases de datos.
• VISORIA no envía publicidad de aliados, patrocinadores ni terceros.
• VISORIA no carga sus bases de contactos en plataformas publicitarias para segmentar anuncios, salvo que usted lo autorice de manera específica.
• Los datos que usted entrega en un formulario de LinkedIn llegan primero a LinkedIn, que los trata también conforme a su propia política de privacidad, porque usted es miembro de esa plataforma. VISORIA los recibe y, desde entonces, los trata conforme a esta política.
• Si usted acepta la categoría de publicidad en el aviso de cookies, la etiqueta de LinkedIn envía a LinkedIn información de su visita, que LinkedIn usa para medir las campañas de VISORIA y para su propia publicidad, conforme a su política.

7.1Cómo se otorga y cómo se prueba la autorización

Mediante una conducta inequívoca: marcar la casilla correspondiente y enviar el formulario, después de tener a la vista el aviso de privacidad y el enlace a esta política; o aceptar una categoría en el aviso de cookies. VISORIA conserva como prueba el registro del envío con fecha y hora, el texto de la casilla aceptada y, en el caso de LinkedIn, el registro que entrega la plataforma. Usted puede pedir copia de esa prueba en cualquier momento.

En el WhatsApp la autorización se otorga así:

• Finalidad A. Rubi le muestra el aviso con la finalidad y el enlace a esta política, y usted autoriza al enviar después su nombre y su correo. Si usted escribe su correo sin que se le haya mostrado el aviso, Rubi le pregunta si confirma ese uso, con los botones «Sí, confirmo» y «No»; con «No», el correo se borra. Con el botón «Prefiero no» usted sigue atendido en los términos del numeral 6.1.
• Finalidad C. Se pregunta después y por separado, como opcional, con los botones «Sí, acepto» y «Solo esta consulta». Solo «Sí, acepto» cuenta como autorización; cualquier otra respuesta, o ninguna, cuenta como negativa. Negarla no cambia la atención de su consulta.
• Prueba. VISORIA conserva el registro de cada autorización con su fecha y hora y la versión del texto que usted tuvo a la vista.

7.2Inteligencia artificial

• Rubi es una asistente virtual y así se presenta en el primer mensaje. En el WhatsApp usted puede pedir en cualquier momento «Hablar con el equipo», y la conversación pasa a una persona.
• En el WhatsApp, cuando el menú no tiene la respuesta, Rubi redacta una respuesta con un modelo de Anthropic. Antes de enviarle el texto al modelo, VISORIA retira su número de teléfono y reemplaza por marcadores los correos y los números de siete o más dígitos que usted haya escrito. El modelo recibe solo el catálogo publicado, su mensaje y los mensajes anteriores de esa conversación; el mensaje en que usted comparte su nombre y su correo para la asesoría a fondo y los dígitos de su número se excluyen siempre. Las quejas, los pagos y los pedidos de hablar con una persona no pasan por el modelo: van directo al equipo. Le recomendamos no escribir datos personales que no hagan falta para su pregunta.
• Las notas de voz que usted envía por WhatsApp se transcriben con el servicio Gemini de Google, y la transcripción se trata como un mensaje escrito.
• Rubi en el sitio y en los Visores, y las aplicaciones de VISORIA Research, usan el servicio Gemini de Google para entender la pregunta o analizar la pieza, la voz o las respuestas que usted envía. La voz con la que Rubi lee sus respuestas se genera con ElevenLabs a partir del texto de la respuesta.
• En la prospección comercial, el modelo de Anthropic recibe datos de la empresa para redactar el borrador. Si hace falta el texto de una respuesta, los nombres, correos y teléfonos se reemplazan por marcadores antes de enviarlo y se reponen después. Ningún mensaje sale sin la aprobación de una persona del equipo.
• Garantías. VISORIA usa solo servicios de pago con acuerdo de tratamiento de datos, en los que el proveedor actúa como encargado y no usa los datos para entrenar sus modelos ni para fines propios. Por eso el envío es una transmisión y no una transferencia.
• Sin decisiones automatizadas. Los modelos responden preguntas de información y redactan borradores. No deciden sobre compras, precios, reclamos ni derechos de nadie: esas decisiones las toma una persona del equipo.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante VISORIA.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Además, usted puede retirar en cualquier momento la autorización de las finalidades C, E y H, y oponerse a la finalidad D, sin afectar la atención de una solicitud en curso, una compra ni el acceso a lo adquirido.

9. Deberes de VISORIA

VISORIA cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: garantizar el ejercicio de los derechos, solicitar y conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad, conservar la información con seguridad, actualizarla y rectificarla, tramitar consultas y reclamos en los términos legales, exigir a sus encargados condiciones de seguridad e informar a la Superintendencia los incidentes de seguridad.

10. Cómo ejercer sus derechos y plazos

10.1Canal

Correo a info@visoria.com.co con el asunto «Protección de datos personales». El WhatsApp +57 322 767 1508 sirve para orientarle, y la solicitud formal queda por escrito para contar los plazos.

10.2Contenido de la solicitud

Nombre del titular y documento de identidad; descripción de lo que solicita; correo para la respuesta; y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa un apoderado o causahabiente, el documento que acredite esa calidad.

10.3Consultas

Se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se le informará antes del vencimiento el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.4Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo; si pasados dos (2) meses no lo completa, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, se marcará en la base como «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles. El término para resolverlo es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles informando el motivo.

10.5Requisito previo

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio procede una vez agotado el trámite ante VISORIA.

11. Revocación de la autorización y supresión

Usted puede revocar la autorización en cualquier momento, total o parcialmente, por cualquiera de estos medios:

1. Enlace de baja al pie de cada correo comercial de VISORIA: retira la finalidad C de inmediato.
2. Correo a info@visoria.com.co con el asunto «Protección de datos personales».
3. Enlace «Preferencias de cookies», al pie de todas las páginas: desactiva las finalidades D y E en ese navegador.
4. Respuesta a cualquier correo de VISORIA pidiendo la exclusión.

La baja de comunicaciones comerciales se atiende sin condiciones y sin pedir explicaciones. La supresión no procede cuando existe un deber legal o contractual de conservar el dato, como los soportes de una compra; en ese caso se le informará de manera motivada y el dato se conservará bloqueado, solo para esa obligación. La revocación tiene efecto hacia el futuro.

12. Conservación

13. Encargados, proveedores y ubicación de los datos

VISORIA opera con proveedores que tratan datos por su cuenta, solo para la función contratada, con obligación de confidencialidad y seguridad. Varios están fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos, que se rige por el acuerdo de tratamiento de datos que ofrece cada proveedor, conforme a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, compilados en el Decreto 1074 de 2015. VISORIA conserva la condición de responsable.

Esta lista se actualiza cuando entra o sale un proveedor, y con ella la fecha de este documento.

13.1Acuerdos de tratamiento

Cada proveedor de la tabla trata los datos bajo su acuerdo de tratamiento de datos, que fija que actúa por cuenta de VISORIA, con confidencialidad y seguridad. Los proveedores de inteligencia artificial, además, se obligan por contrato a no usar los datos de sus servicios de pago para entrenar sus modelos.

13.2Estados Unidos y los demás países

Los datos que se transmiten a Estados Unidos y a otros países quedan sujetos a la ley de ese país y a las garantías del acuerdo de tratamiento de cada proveedor. VISORIA responde ante usted por el tratamiento que hacen sus encargados.

13.3Cuando VISORIA es encargada de un cliente

En VISORIA Prospector, el cliente decide qué contactos carga y para qué: el cliente es el responsable y VISORIA trata esos datos solo por su cuenta, bajo un contrato de transmisión que cumple el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. VISORIA mantiene los contactos de cada cliente separados de los de los demás clientes y de su propia prospección, los usa solo para la finalidad que fijó el cliente y, al terminar el contrato, los devuelve y los borra. Quien quiera ejercer sus derechos sobre esos datos puede dirigirse al cliente o a VISORIA, que le dará traslado de la solicitud.

13.4El WhatsApp y el gestor de contactos

• Para qué. Cuando usted comparte en el WhatsApp su nombre y su correo con la autorización de la finalidad A, VISORIA los registra en su gestor de contactos, HubSpot, Inc., para que el equipo atienda y siga esa misma solicitud desde un solo lugar. Si usted autoriza además la finalidad C, el registro sirve también para esas comunicaciones. El gestor no se usa para ninguna otra finalidad.
• Qué se registra. Los datos que señala la tabla de este numeral para el WhatsApp. El texto de la conversación no se envía: se queda en el servidor del WhatsApp.
• Si usted ya figuraba en el gestor. Cuando el correo o el número que usted escribe ya constan en un registro del gestor por otra relación con VISORIA, ese registro no se modifica, porque el dato escrito en el chat no está verificado. Se le añade solo una nota, sin su nombre, su correo ni su número, con la marca, el motivo, el sector y las autorizaciones que usted declaró, para que el equipo confirme con usted antes de usarlas.
• Qué no se registra. Nada de quien elige «Prefiero no», de quien responde «No» a la confirmación del correo ni de quien no completó la autorización.
• Transmisión internacional. HubSpot, Inc. guarda los datos en Estados Unidos y los trata como encargado, por cuenta de VISORIA y bajo su acuerdo de tratamiento de datos. Es una transmisión internacional, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, y no una transferencia: HubSpot no recibe los datos para fines propios. Estados Unidos figura además entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección para los efectos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Plazo. El del numeral 12. Cuando el nombre y el correo se suprimen de la base del WhatsApp, se suprimen también del gestor de contactos en el plazo que allí se indica.
• Sus derechos. Usted puede pedir en cualquier momento que sus datos se retiren del gestor de contactos, por los medios del numeral 11, sin que eso afecte la atención de su solicitud por WhatsApp.

14. Cookies, etiquetas y medición

Al entrar al sitio, un aviso le muestra tres categorías y le permite cambiar su elección en cualquier momento desde el enlace «Preferencias de cookies», al pie de cada página.

14.1Grabación de sesiones con Microsoft Clarity

Para uso interno de la compañía y para tomar mejores decisiones sobre el sitio, algunas sesiones de los usuarios se graban de forma anónima con Microsoft Clarity, un servicio de Microsoft Corporation con servidores en Estados Unidos.

• Qué se registra: las páginas visitadas, los clics, el desplazamiento, el movimiento del puntero, el tiempo de permanencia y datos técnicos del dispositivo y del navegador. Clarity asigna un identificador técnico aleatorio, que no lleva su nombre ni su correo.
• Qué no se registra: el texto que usted escribe en los formularios. Todos los campos de formulario van enmascarados antes de que Clarity los lea, y VISORIA no usa Clarity para construir perfiles publicitarios.
• Cómo oponerse: abra «Preferencias de cookies» al pie de cualquier página y desactive «Medición». Desde ese momento Clarity no vuelve a cargar en ese navegador. Si su navegador envía la señal de no seguimiento (Do Not Track o Global Privacy Control), Clarity arranca desactivada. También puede pedirlo a info@visoria.com.co.

14.2Etiqueta de LinkedIn

La etiqueta de LinkedIn no carga hasta que usted acepta la categoría «Publicidad». Si la acepta, envía a LinkedIn la dirección de la página, el sitio de procedencia, la dirección IP truncada o cifrada, datos del dispositivo y del navegador y la hora de la visita, que LinkedIn cruza con sus miembros para medir las campañas y para su propia publicidad. Los parámetros privados de la dirección, como las claves de acceso a lo comprado, se retiran antes de cargar cualquier etiqueta. Las páginas de pago y de acceso privado no cargan la etiqueta de LinkedIn ni Clarity.

14.3Medición propia

Además, el sitio cuenta visitas con un contador propio que no deja cookies ni guarda nada en su navegador, no identifica a nadie y deja de contar si su navegador envía la señal de no seguimiento (Do Not Track o Global Privacy Control). Para agrupar una visita, el servidor calcula una huella técnica que cambia cada día y no permite volver a la dirección IP. Por eso no figura en el aviso de cookies.

VISORIA no instala en el sitio el guion de seguimiento de HubSpot: el formulario del sitio y el WhatsApp envían a HubSpot solo los datos que usted escribe o elige y el estado de sus autorizaciones, en los términos del numeral 13.4.

15. Datos de niñas, niños y adolescentes

Los productos de VISORIA se dirigen a profesionales, empresas e instituciones. VISORIA no recoge de manera consciente datos de menores de edad. Si advierte que los ha recibido sin la autorización requerida, los suprimirá. El representante legal de un menor puede pedir su supresión a info@visoria.com.co.

16. Seguridad

VISORIA aplica medidas administrativas, técnicas y humanas proporcionadas a su operación: transmisión cifrada, acceso restringido a las bases, autenticación reforzada en las cuentas, registro propio de solicitudes fuera del directorio público del servidor, cifrado del número, del nombre y del correo que usted comparte en el WhatsApp, seudonimización de los mensajes antes de enviarlos a un modelo de inteligencia artificial, registros de uso sin el contenido de las conversaciones, copias de respaldo y revisión periódica de permisos y proveedores. Si se presenta un incidente que comprometa los datos, VISORIA lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos exigidos e informará a los titulares afectados.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos es obligatoria para las sociedades cuyos activos totales superen 100.000 UVT, conforme al Decreto 090 de 2018. VISORIA INTELLIGENCE S.A.S. revisa esta condición con cada cierre contable e inscribirá sus bases de datos cuando la supere o cuando la ley lo exija. Esta condición no limita ninguno de los derechos del numeral 8.

18. Autoridad de control

La Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, vigila el cumplimiento de esta materia (www.sic.gov.co).

19. Cambios en esta política

La versión vigente se publica siempre en esta dirección, con su fecha y su número de versión. Cuando un cambio afecte las finalidades o el alcance de la autorización, VISORIA lo comunicará al correo registrado y, si la ley lo exige, pedirá una autorización nueva antes de aplicarlo.

20. Ley aplicable y vigencia

Esta política se rige por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen o complementen. Rige desde el 30 de octubre de 2026 y mientras VISORIA INTELLIGENCE S.A.S. desarrolle su actividad. Se lee junto con los Términos de uso y la Licencia de uso de los informes.